文书、档案管理制度

市政府办公室 文书、档案管理制度

一、收文管理

1、文档管理员收到纸质公文后,及时在收文专用登记薄上填写收文时间、发文机关、标题等后,粘贴《文件批阅单》,送交综合科科长签署拟办意见,呈领导批示.

2、呈送领导阅批的文件请及时阅批,急件随来随送.领导阅文后,对需办理文件必须签上具体意见,签署姓名和时间.需限时办结的,优先送分管领导和承办科室后再传阅.

3、需两位以上领导阅批或科室阅知办理的文件,由文档管理员于当日内送达承办科室或承办人.凡限定范围的,不得随意扩大.

4、各科室和承办人员,对已办结的文件要及时送回,不得私自保存文件；有关科室传阅的文件,应在收文当天内送回文档管理员进行分类归档.

5、坚持文件档案集中统一管理的原则.工作人员外出参加会议带回的文件、资料,要及时转交文档管理员集中管理.

6、单位工作人员必须每天登录协同办公平台,及时进行文件的收阅和办理.

二、文件印制、发文管理

1、文件起草按行文内容由各相关职能科室负责起草、办理.必须严格掌握政策,根据会议决定或领导交办的内容,行文应严格遵照机关公文规范与程序.

2、文件定稿,经分管领导核稿,报主要负责人签发后,填写“文件签发单”再交综合科统一办理.综合科收到文稿后,根据文件刊发规定详细检查,进行登记、编号,按文件内容和发文范围,计算印发份数,交机房打印.

3、文件打印完毕后,送交综合科加盖公章进行分发；残剩文件纸张必须即刻销毁,文印人员要严守机密,不得对外泄露所打文件内容.

4、对外发出的文件,严格按行文规定写明主送、抄报（送）单位,文件的投递由综合科负责统一办理发（寄）送.在装袋时仔细检查,防止错装、漏装.

5、文件起草人在完成完整文件后,必须将文件原稿和二份打印件交文档管理员进行归档.

上述收、发文流程,原则上要求具体经办人在协同办公平台界面进行网上操作,实行无纸化办公.

三、档案归档管理

1、对人事档案应建立登记制度科学保管,建立档案名册.严格执行保密制度,严禁任何人私自保管他人档案,人事档案干部不得泄露档案内容,确保档案的绝对安全和准确无误.

2、文书档案要求档案员对照本单位新制订的《地方志办公室文件归档范围和期限》,对文件进行分类,于次年6月底之前整理归档.

3、会计档案由财务人员在次年2月份前按类别、年度进行分类整理立卷,编制清册隔年向档案室移交.

4、实物档案主要做好各类奖状证书、印章、照片等物品的收集归档.

5、业务档案由业务科室整理后移交至档案室,主要包括本单位编辑出版的各类志、年鉴、地情书等书籍及原稿.

6、档案员每年度要及时装订本单位文件汇编,市直各部门文件进行分类后也装订成册,方便查阅.

7、单位职工要增强归档意识,及时将需归档的文件和物品移交至档案室,防止遗失.

8、单位所有归档文件目录,必须形成电子文档,实行电脑检索和查询,便于档案的管理.

四、档案查阅管理

1、查阅档案必须根据工作需要,经领导批准后,办理登记手续.

2、查阅档案应在档案室进行,严格遵守保密制度.查阅档案者不得翻查与自己工作无关的资料,调阅应明确范围、册数,经领导同意后一次调出.

3、查阅档案应有档案管理人员在场陪同,所查原件必须经过批准方可抄录、复制或拍照,但不准抽出原件或拆散重新装订.

4、查阅档案者如有违反上述制度,造成档案遗失、损坏或泄密、失密等问题,追究当事人责任.

五、档案保管制度

1、档案人员应严守党和国家机密,保密观念强,并按照科学的原则和方法管理档案.

2、档案人员应坚决做到不带档案出门,不将档案内容作谈话资料,不将档案拿给无关的人员阅读,不将档案存放情况向别人泄露,时刻保持高度警惕,谨防泄密,档案室无人时应随时关闭上锁.

3、永久档案和长期档案必须确保安全,单独编组分开存放保管,档案的收进、移出、销毁和利用情况,要建立登记、统计等制度,做到有账可查,档数清楚.

4、切实做好七防（防火、防盗、防鼠、防潮、防虫、防阳光直射、防地震）工作.

5、档案人员工作调动时,必须将所有保管的档案材料进行移交,重要档案要逐件办理交接手续.