员工人事档案管理制度(员工档案由谁保管)

员工人事档案管理制度（通用10篇）

　　在不断进步的社会中，越来越多人会去使用制度，制度对社会经济、科学技术、文化教育事业的发展，对社会公共秩序的维护，有着十分重要的作用。那么制度怎么拟定才能发挥它最大的作用呢？以下是小编为大家收集的员工人事档案管理制度，仅供参考，希望能够帮助到大家。

　　员工人事档案管理制度 篇1

　　一、干部人事档案查（借）阅制度

　　1、查（借）阅人员必须是2名中共党员，持有《查阅干部档案审批表》和《查阅干部档案介绍信》，不得凭借“调查证明材料介绍信”和其它联系工作介绍信查阅干部人事档案。

　　2、干部人事档案管理部门，应根据规定，确定是否提供和提借什么材料，并对提供查阅的档案进行登记。

　　3、任何人不得查阅或借阅本人及其直系亲属的干部人事档案。

　　4、查阅人员必须严格遵守保密制度，不得泄密或擅自向外公布档案内容。

　　5、查阅人员要爱护干部人事档案，严禁在档案材料上圈画、批注、涂改、折叠，不得抽换、拆散档案材料。

　　6、未经档案主管部门同意不得复制干部人事档案材料，不允许把档案内容抄在笔记本上。摘录的材料要细致核对，经档案主管部门签署意见盖公章后，方可使用。

　　7、干部人事档案一般不借出。因特殊需要（干部死亡、办理退休允许借一次）须按查（借）阅干部人事档案的审批手续办理（必须是正科级单位政工人员），并填写借出登记。借出的档案要妥善保管，不得交无关人员翻阅，不得转借，不得复制，限期归还。（最多不超过15天）

　　二、干部人事档案计算机管理制度

　　1、爱护机器设备，熟悉机器性能，按程序规范操作。

　　2、充分发挥《干部人事档案管理信息系统》的功能，建立完整的档案信息数据库，利用该系统完成档案查借阅、转递、目录及零散材料的管理和“四统一”管理。

　　3、以干部人事档案和干部人事工作中形成的正式文件为依据采集信息并及时维护，确保信息内容的准确、完整和新鲜。

　　4、新进干部档案和零散材料的信息录入在三个月内完成；干部档案索引每半年打印一次；日常管理信息每年汇总一次，并做好有关资料的立卷工作。

　　5、对新维护的档案管理信息要及时备份，并登记备份的时间和主要内容。

　　6、不得随意使用外来磁盘，确需要使用时要进行病毒检查，防止机器故障造成信息的损坏或丢失。

　　7、未经批准不得提供、复制干部信息，无关人员不得查看干部信息，贮有保密信息的载体严禁外传。软件应由专人保管。

　　8、利用干档信息对干部队伍进行综合分析，为领导决策提供服务。

　　三、干部人事档案材料收集补充制度

　　1、按照中组部《干部人事档案收集归档规定》，经常通过有关部门收集干部任免、调动、考察考核、培训、奖惩、工资、入党等工作中新形成的干部材料，充实档案内容。

　　2、收集的干部人事档案材料必须是组织上形成的，或者是组织上审定认可的材料，未经组织同意，个人提供的材料不得收集。

　　3、凡新参加工作的国家干部、地方新安置的部队转业干部，都应填写“干部履历表”和“干部自传”，审核后，补充进干部人事档案。

　　4、干部人事档案材料的形成部门，在材料形成后的一个月内，将材料主动送交主管干部人事档案的部门归档。

　　5、掌握形成干部人事档案材料的信息，及时、主动地向有关部门索要应归档材料。

　　6、注意做好材料收集中的安全保密工作，不得泄露材料内容。

　　7、认真办理干部人事档案材料收集登记和交接手续。

　　四、干部人事档案材料鉴别归档制度

　　1、对收集的干部档案材料必须根据中组部的有关规定进行认真鉴别，不属归档的材料不得擅自归档。

　　2、归档的材料必须真实、完整、文字清楚，对象明确，手续完备。

　　3、不属归档范围的材料，可分别情况，予以处理。凡销毁材料，必须详细登记，并报主管负责人审查批准。

　　4、干部人事档案材料必须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、碳素墨水、墨汁书写。凡圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水书写的材料，必须经过复制方可归档。

　　5、归入的干部人事档案材料均应按照《干部档案整理工作细则》进行整理立卷。

　　五、干部人事档案转递制度

　　1、转递干部人事档案或材料必须做到及时、准确、安全。

　　2、县及相当于县经上的党委组织、人事部门，可以直接转递干部人事档案。

　　3、转出的档案必须完整齐全，并按规定经过认真的整理装订，不得扣留材料或分批转出。

　　4、干部人事档案应通过机要交通转递或派专人送取，不准邮寄或交干部本人自带。

　　5、转递档案必须填写“干部人事档案转递通知单”，办理登记手续。

　　6、接受单位收到档案后，应认真核对，并在“干部人事档案转递通知单”的回执上签名盖章，立即退回。逾期一个月未退回，转出单位要查询，以防丢失。

　　7、干部人事档案应随着干部的工作调动或职务的变动及时转递，避免人档分离。

　　8、凡是转出的干部人事档案或材料均应严密包封，并加盖机密章。

　　六、干部人事档案检查核对制度

　　1、干部人事档案管理部门对所管理的档案要定期地进行检查核对，一般每半年核对一次，发现问题，及时解决。

　　2、凡提供利用的干部人事档案，在收回时，要严格检查，经核对无误后，方可入库。

　　3、整理好的干部人事档案入库前，要逐人、逐卷、逐份、逐页进行检查核对，发现差错，及时纠正。

　　4、转出和接受干部人事档案时，应将材料与目录检查核对一遍，防止张冠李戴或缺少材料。

　　5、凡收集的干部人事档案材料，应检查是否属于归档材料，是否完整齐全，是否符合归档要求，是否手续完备。

　　6、输入计算机的干部人事信息须与干部人事档案核对无误后方可使用。

　　七、干部人事档案保管保密制度

　　1、严禁按照《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守秘密法》，做好干部人事档案的保管保密工作。

　　2、干部人事档案管理部门，应设立专用档案库房（室），配置铁质档案柜，妥善保管干部人事档案。

　　3、干部人事档案库房（室）必须备有防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施。安全措施应经常检查，保持库房的清洁和适宜的温、湿度。

　　4、干部人事档案库房（室）和档案柜，应明确专人管理。管理人员工作变动时，必须办理好交接手续。

　　5、非管理及无关人员一律不得进入档案库房（室）。

　　6、严禁用电话、电报索取或提供有关干部的全面材料和涉及干部政治历史问题或其它重要问题的材料。

　　7、不得向无关人员谈论泄露有关干部人事档案的内容。

　　8、严禁任何人携带干部人事档案材料进入公共场所和娱乐场所。

　　9、在工作中形成的各种草稿、废纸等，不得乱扔、乱抛，一律按保密纸处理或销毁。

　　八、送交干部人事档案材料制度

　　1、各组织人事、纪检监察、教育培训、审计、统战等部门，应建立送交干部人事档案材料归档的工作制度。

　　2、干部人事档案材料的形成部门，应在材料形成的一个月内，主动送交干部人事档案管理部门归档。

　　3、任何组织与个人，不得以任何理由积压、滞留应归档的材料。

　　4、干部人事档案管理部门，应与各有关部门建立联系制度，保持收集材料的渠道畅通。

　　5、干部人事档案管理部门，对未能按时递交档案材料的部门，应主动与有关部门联系。

　　6、发现递交归档的材料，不符合归档要求的，及时通知有关部门补送或补办手续。

　　九、干部人事档案管理人员职责

　　1、按照干部管理权限，保管应管干部的人事档案，为国家积累档案史料；

　　2、收集、鉴别和整理干部人事档案材料。

　　3、办理干部人事档案的查阅、借阅的转递；

　　4、登记干部职务、工资的变动情况；

　　5、为有关部门提供干部的情况；

　　6、做好干部人事档案的安全保密、保护工作；

　　7、调查研究干部人事档案工作情况，制定规章制度，搞好干部人事档案的业务建设和宏观业务指导；

　　8、推广、应用干部人事档案现代化管理技术；

　　9、定期向档案管（室）移交死亡干部的档案；

　　10、办理其他有关事项。

　　员工人事档案管理制度 篇2

　　一、目的：

　　为使学校人事档案管理与利用有章可循，特制定本规则。

　　二、内容：

　　1、归档制度

　　（1）对资料进行鉴别，看其是否符合归档要求。

　　（2）按照资料属性、内容，确定其归档的具体位置。

　　（3）将资料放入档案，并输入资料库。

　　2、核查制度

　　检查核对一般定期进行。但突发事件之后或对有些档案发生疑问之后也要进行检查核对

　　3、保卫制度

　　（1）指定专人负责档案保管。

　　（2）备齐必要的存档设备。

　　（3）档案柜保持清洁，不准存放无关物品。

　　（4）不得擅自将人事档案材料带到公共场合。

　　4、统计制度

　　（1）人事档案的数量。

　　（2）人事档案材料收集补充情况。

　　（3）档案整理和保管情况。

　　（4）档案及设备利用情况。

　　5、转递制度

　　档案转递一般由工作调动等原因引起，

　　（1）取出应转走的档案；

　　（2）填写人事档案转递记录；

　　（3）按发文要求包装、密封

　　6、借档制度

　　（1）由有关单位部门开具介绍信，说明要求出具证明材料的理由，并加盖公章。

　　（2）其次，人事档案部门按照有关规定，结合利用者的要求，提供证明材料；

　　（3）证明材料由人事处审阅，加盖公章，然后登记、发出。

　　员工人事档案管理制度 篇3

　　一、人事档案管理目前存在的问题

　　（一）对人事档案的重视不够。干部人事档案很少被外界所了解，在实际工作中很多内容被忽视，即使是单位领导也存在着“说起来重要，排起来次要，用起来需要、忙起来忘掉”的怪癖思维意识。在市场经济浪潮的冲击下，人们开始动摇对干部人事档案的重要性的认识。尤其是在偏远的山区，人才流动滞后，造成了干部人事档案可要可不要的现象。

　　（二）档案内容陈旧、片面、缺乏新材料。这样的档案突出表现在离退休干部、退休工人的档案材料中的政治历史材料偏多，业绩材料短缺的现象。在一些在职老职工的档案材料中，五六十年代的简历表、政审表、各次运动的鉴定材料就占整个个人档案的2/3。而对老职工的业绩缺乏经常性的记载，考德、考能、考勤、考绩等各个阶段的鉴定等反映老职工变化的材料相当短缺。另外，对新、老职工的评价没有特点，政治套语颇多，不能准确地刻画出每一位职工的个性，原则笼统、千篇一律。

　　（三）“弃档”现象严重。人事档案存在的最大问题就是“弃档”现象，这种现象严重阻碍了人事档案管理工作的顺利进行，调查显示，不包括远离家乡外出打工的学生族，全国有将近65万的人事档案被弃档。分析现状，我们不难发现我国传统人事档案管理中所存在的缺陷：传统档案管理中，档案会随着人事的调动而调转，在档案调转过程中就会存在丢档，弃档的.情形；其次，档案调转期间产生的档案材料很容易因保管不善而丢失，造成档案材料缺乏连续性和完整性；此外，在传统人事档案中，学历材料、政审材料内容较多，涉及工作能力的很少，形成了重视学历，轻视能力；重视历史背景，轻视现实情况的局面。随着社会经济的不断向前发展，工作能力逐渐显现的尤为重要，旧的档案管理制度已经严重阻碍了一个人自我价值的体现，因此想要适应新的形势格局，就必须对旧的人事档案管理制度做出改革和创新。

　　二、笔者认为人事档案管理制度进行改革和创新有以下几个途径：

　　（一）简化人事档案内容。目前我国人事档案内容分十大类，即：履历；自传；考察考核鉴定；学历和专业评聘职务材料（学生登记表、考生登记表、学习成绩表、毕业生登记表、鉴定表、授予学位的材料、学历证明书、培训结业成绩登记表、学习鉴定、学员思想小结（结业）、博士后研究人员工作期满登记表等材料。）；政审材料；党团材料；表彰奖励活动；处分材料；工资职务任免材料；内容最多的是第三类，第四类和第九类，当然这三类也是涉及员工本人切身利益的最重要的三类材料，对于第四大类中的第一类学籍材料，就有简化的必要，小学、初中的学籍材料对员工的工作能力及其发展几乎没有什么作用和体现，完全可以放在第十类作为参考即可，其次高中以上的学籍材料，只需保留学籍表、成绩单以及学历证明材料即可，一些在学校的考核和评价表虽然在一定程度上反映了员工本身在学校期间的表现，但还是应当放眼于员工工作以后的表现，也就是说第四大类中的第二类技术职称材料，第三类科研成果，技术发明材料，第四类培训材料显得更为有价值。所以在校期间的一些考核或者评价表放散材料中也未尝不可。

　　（二）建立既“统一”又“分离”查询便捷的管理系统。所谓“统一”就是要求人事部门和档案管理机构一定要相互配合，紧密联系在一起，这在很大程度上有利于人事的调动和流动。所谓“分离”就是将在职人员与离退休人员的档案进行分开管理，在职人员的档案由在职单位和有关部门进行保管，离退休人员的档案则由另立的其他部门进行统一的管理。一方面这在很大程度上减轻了档案管理人员的工作压力，另一方面档案管理工作会相对更条理清晰，方便管理；这种专门管理离退休人员档案的方法，可以防止离退休人员的档案因得不到重视而毁损或丢失，从而丧失了部分档案材料的重要价值。

　　（三）建立一个权威的社会公立性质的档案管理机构。关于人事档案管理，还可以建立一个权威的社会公立性质的档案管理机构，虽然我国现存的人力资源机构和人力资源市场中心在一段期间内解决了一些人的档案保管问题，但档案取走或调转后出现退档情形，它们将不会再次接受，这就意味着一些人员的档案仍然无法得到有效保管，而且很多企业和机构都是保管自身单位人员的档案，这就造成其他一些待业者和退休人员的档案无人保管，因此，建立一个权威的社会公立性质的档案管理机构是有必要的，其次，这个机构不仅仅起到保管档案的作用，很多时候方便了对一个人信息和背景的了解，比如说一个人的保险信息是否有违法、违纪行为都可以从这个机构中得到权威的证实。

　　（四）建立现代化、开放式的人事档案管理的新模式。这是一个信息技术高速发展的时代，互联网拉近了人与人、地区与地区甚至国与国之间的距离，信息共享更是促进了社会的快速发展，采用现代化管理手段与方式管理人事档案是大势所趋，电子信息记录有效解决了无法通过纸质保存档案信息的弊端，利用计算机进行归档材料的记录和统计，提供各类统计材料、数据，办理综合查询、办理档案的借阅和归还手续；另外，在保障安全的情况下，实现人事档案的网络化共享，使档案管理变得更加便捷，有效解决了档案在流转过程中产生的信息不连续的问题，人事档案共享还能对公司或者单位的招聘提供极大帮助，从传统单一的人事档案管理手段到开放式的管理模式显然利大于弊。

　　三、结语

　　综上所述，人事档案的良好运行能够促进我国社会主义市场经济发展，人才和市场的重要纽带就是人事档案，人事档案管理工作不能一成不变，不能守旧，要从实际出发，打破传统管理模式，敢于改革和创新，以适应科学技术和社会的不断向前发展，从而真正达到使人事档案服务于人事管理，促进人事管理。只有这样，才能使人事档案更好地服务于社会，更好地适应社会主义市场经济发展需要。

　　员工人事档案管理制度 篇4

　　1.目的

　　规范人事档案管理，加强档案管理的完整性、真实性、及时性和保密性。

　　2.适用范围

　　适用于公司员工纸质档案和电子档案的管理工作。

　　3.职责

　　公司管理部门为本公司员工人事档案的归口管理部门。

　　4.程序

　　4.1 员工人事档案以纸质档案和电子档案两种载体保存、纸质档案统一归入每位员工的个人

　　档案袋，电子档案以HR信息管理系统为平台进行统一管理。员工人事档案管理人员必须忠于职守，严格保密员工的信息资料。

　　4.2 档案建立：新员工经考核合格，入职之日起，即建立个人人事档案，起始档案材料包括：

　　身份证和学历职称证件的复印件、个人简历、个人信息表、户口本复印件、劳动合同等。

　　4.3 员工个人档案不经过公司档案管理人员归档，而是通过档案代保管服务机构进行代保管

　　本单位员工档案。如公司对员工档案材料（如鉴定、考核材料、离职、参加中国共产党、共青团的材料，奖惩材料等）的收集、维护、应当符合国家法律法规、政策文件的规定。档案材料交至档案代保管服务机构由档案代保管服务机构工作人员放入员工的档案。

　　4.4 档案资料收录：员工在职期间，管理部门应及时将员工的动态变动材料收录入个人的纸

　　质档案和电子档案，如：奖罚记录、职位调动、任命、借用、离职申请、考核管理等。

　　4.5 本部门职工的人事档案调阅需经部门主管、管理部经理批准。

　　4.6 调阅档案原则上在管理部门内部并在指定人员陪同下调阅。如需借出管理部门、需管理

　　部经理批准。

　　4.7 所有调阅档案，均需登记备案。

　　4.8 离职员工的人事档案，应在妥善保管一年以后销毁，部门主管以上人员、关键岗位人员

　　档案应妥善保管三年以上销毁。

　　员工人事档案管理制度 篇5

　　第一章总则

　　第一条为加强和规范员工档案管理，根据《中华人民共和国档案法》和劳动部发《企业职工档案管理工作规定》，结合公司工作实际，特制定本办法。

　　第二条员工档案建立范围

　　凡被公司招聘并录用的人员，均应同时拥有个人社会档案和公司员工内部档案包括电子档案、文本档案各一套。

　　第二章员工档案种类及运用

　　第三条个人社会档案：本公司员工的个人社会档案原则上要求均在西安市各人才中心托管，并随员工工作关系予以转接。

　　第四条员工内部档案：公司员工内部档案作为个人社会档案的补充，统一在公司存档由行政人事部管理，以方便行政人事部工作需求，并按年度视情移交归存到个人社会档案。

　　第五条公司员工内部档案收集的内容：

　　1、《员工应聘登记表》、《员工入职登记表》、身份证及户口本(或暂住证)复印件、最高学历证书和职称证书及职业资格证书复印件。以及其他有关员工职业、技能信息的相关证书、文件复印件。

　　2、《劳动合同》、《员工转正申请表》、职务任免文件、公司内部调令、社会保险转移缴纳证明、年度绩效考核表、工伤事故处理记录、退休、解除劳动合同证明书及其他相关离职手续文件等材料

　　3、《培训合同》、培训结业证书、奖惩文件或记录等其他资料。

　　4、参加中国共产党、共青团及民主党派的材料以及其他可供组织参考的材料。

　　第三章员工档案收集程序和归档标准

　　第六条收集办法：

　　1、个人社会档案：个人社会档案托管在西安市各人才交流中心的公司的员工，提出归档申请，由行政人事部统一向申请人档案所在人才交流中心移交员工内部档案信息，以形成员工社会档案的有效积累。移交社会档案的材料须加盖公章，并在公司员工内部档案中留存备查。

　　2、员工内部档案：公司新入职员工一律由行政人事部负责形成公司内部档案。凡本文所列应归档的各类资料，在职能部门内形成材料后的一周内按要求将材料送交行政人事部归档。

　　第七条归档标准：

　　1、归档材料必须是办理完毕的正式材料。材料应完整、齐全、真实，文字清楚，对象明确，有承办单位盖章或个人签字、有形成时间的日期。

　　2、一般要求用原件存档。如用复印件存档的，须加盖行政人事部门专用章后方可入档。

　　第四章员工档案的借阅

　　第八条员工档案除总经理和副总经理、行政人事部经理及主管人事的主管外，其余人员不得擅自查阅。如确因工作需要查阅和借用公司员工档案，须填写《档案查阅审批表》，报公司领导审批。

　　第九条有关国家机关及相关单位人员若需查阅员工档案，应持单位介绍信和本人工作证并填写《档案查阅审批表》，由公司领导签字审批后方予查阅。

　　第十条员工档案原则不予外借，如必须借出使用时，须严格履行登记审批手续。

　　第十一条查阅档案者必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁在档案卷宗中涂改、圈划或抽取撤换档案材料，不得泄露或擅自扩散档案内容，违者按有关规定追究当事人责任。

　　第五章档案的转接

　　第十二条员工社会档案的转接由本人按照相关机构的规定自行办理，原则要求社会档案随劳动关系一并转移。

　　第十三条员工调动或离职，其内部档案内需要移存至社会档案的资料由行政人事部负责移存。

　　第六章员工档案的存档期限及销毁要求

　　第十四条对于正常离职且离职手续齐备的员工内部档案，在公司保存5年(一般员工)—20xx年(中高层管理人员)后酌情销毁。

　　第十五条对非正常离职或离职手续不齐全的员工内部档案，原则上永久留存，未经公司领导批准不得销毁。

　　第十六条员工档案编号管理，档案编号为八位数且具有唯一性，其中档案编号前四位数字为入职员工序号，包括前两位公司部门编号和后两位员工编号。档案编号后四位数字表示员工入职的年份和月份。员工档案编号与员工工卡、餐卡、考勤卡以及未来公司增设的各项与员工信息有关的物品保持一致性，以便检索。

　　第十七条员工档案的销毁由行政人事部门负责，在办理档案销毁审批手续后按照国家相关规定安排专人到专业销毁场所进行销毁。未经鉴定和未经批准，任何人不得擅自销毁员工档案。对故意损坏或擅自销毁者，应视情节给予惩处。

　　第七章员工档案管理人员的职责

　　1、忠于职守，严格执行档案法规及企业相关制度，维护员工档案的真实性。

　　2、按照归档范围认真收集、鉴别和整理员工档案材料，并按规定办理日常的查阅、借用和转递。

　　3、做好员工档案的保管、保密和保护工作，确保员工档案的完整与安全。

　　4、做好员工档案工作的基础建设，促进员工档案管理工作的规范化和科学化。

　　第十八条本办法自印发之日起执行。

　　员工人事档案管理制度 篇6

　　一、目的

　　更的的员工人事档案妥善管理，的保守机密；人事档案的完整，防止材料损坏，便于高效、有序的档案资料，特制定本档案管理办法。

　　二、档案管理内容

　　1、员工入职档案：个人简历

　　员工入职登记表、应聘人员登记表、面试记录及待遇核定审批、笔试试题、身份证复印件、学历学位证复印件、离职证明、合同及协议。

　　2、员工培训档案：培训通知、培训总结报告或者考评结果、培训审批表、员工外派培训合同、外出培训反馈表（证书原件）、员工培训统计表。

　　3、绩效管理档案：将员工绩效考核资料按月归类整理。

　　4、员工离职档案：员工离岗包括员工与公司解除（终止）劳动关系，死亡等情形。

　　三、档案规定

　　1、基础管理

　　1.1原则：分类标准、归档、排列有序、层次清楚、整理规范。

　　1.2员工入职前，人力资源部对人事档案的性、性核查，如有虚假，可不予录用和解聘。

　　1.3对人事档案按入职分类归档，按在职人员、离职人员整理，并登记于《入职员工人事档案登记》（见附件一）《离职员工人事档案登记》（见附件二），并在档案前页填写人事资料的名称及对档案编号，人事档案原则上是永久保存。

　　1.4当在职员工的资料有变动时（如学历变动、身份证号码变动、个人技术职称变动、婚姻情况变动等），应将资料复印件交人力资源部归档，原件当场查验。

　　1.5调动和录用入公司的员工，应在办理手续前调阅档案。在其报到新岗位前，对调入或新的档案都应登记。

　　1.6对员工考察、考核、培训、奖惩的材料要收集、整理档案的完整性，归档的材料鉴别，材料的、文字清楚、手续齐备。材料须经审批盖章和本人签字的，应在盖章、签字后归档。

　　1.7员工离职档案每月清查，存档，档案保存原则上三年后方可销毁（高管及核心人员保留该员工离岗8年止）。

　　1.8人力资源部档案员要注意档案管理环境的清洁、整洁。

　　1.9档案应分类编号存放，员工编号，防止重名重姓员工档案交叉，制电子目录，以便查阅。

　　2、档案的查、借阅

　　2.1档案分为保密与非保密，保密档案禁止查阅，只能在档案室阅览，外借；非保密级档案因工作需要查、借阅，须填写《查、借阅人事档案单》，行政人力资源部经理批准后方可查、借阅。

　　2.2任何垮查、借阅人事档案，下级员工查、借阅员工的人事档案。

　　2.3公司级、行政人力资源部可直接查、借阅员工人事档案。

　　2.4所有批准后借阅的人事档案需在三天内归还人力资源部（除特殊情况可延长），对借阅后到期未归还者、归还损坏、私自复印档案者、遗失者依照公司档案管理的规定。

　　2.5人力资源部查、借阅登记，并在《人事档案借阅登记本》签字登记。

　　3、查、借阅档案注意

　　3.1涂改、圈划、抽取、撤换、损坏档案材料。

　　3.2擅自复印、拍摄档案内容，如有工作需要从档案中取证须经行政人力资源部经理同意。

　　3.3查、借阅者擅自泄露档案内容，违反者视情节严重，予以惩处。

　　4、档案的销毁

　　4.1公司任何个人和非经同意销毁员工档案资料。

　　4.2某些档案到了销毁期时，由人力资源部填写《公司员工人事档案销毁审批登记》（附表五），经行政人力资源部经理批准后销毁。

　　4.3经批准销毁的人事档案，人力资源部须核对，将批准的《公司员工人事档案销毁登记》和将要销毁的人事档案登记并归档，登记表永久保存。

　　四、制定、修订、废除与实施

　　本管理办法经行政人力资源部经理批准后，由人力资源部实施，修订和废止亦同。

　　员工人事档案管理制度 篇7

　　第一条人事档案的内容。

　　员工人事档案是关于员工个人及有关方面历史情况的材料。其内容主要包括：

　　1、记载和叙述员工本人经历、基本情况、成长历史及思想发展变化进程的履历，自传材料；

　　2、员工以往工作或学习单位对员工本人优缺点进行的鉴别和评价，对其学历、专长、业务及有关能力的评定和考核材料；

　　3、对员工的有关历史问题进行审查、甄别与复查的人事材料；

　　4、记录关于员工在所工作或学习单位内加入党派组织的材料；

　　5、记载员工违反组织纪律或触犯国家法律而受到处分及受到各级各类表彰、奖励的人事材料。

　　第二条人事档案保密规定。

　　公司人事部对接收员工原单位转递而来的人事档案材料内容，一概不得加以删除或销毁，并且必须严格保密，不得擅自向外扩散。

　　第三条员工个人情况变更规定。

　　1、员工进入公司后，由员工本人填写《员工登记表》，其内容包括员工姓名、性别、出生年月、民族、籍贯、政治面目、文化程度、婚姻状况、家庭住址、联系电话、家庭情况、个人兴趣爱好、学历、工作经历、特长及专业技能、奖惩记录等项目。

　　2、项目内容如有变化，员工应以书面方式及时准确地向人事部报告，以便使员工个人档案内有关记录得以相应更正，确保人事部掌握正确无误的资料。

　　第四条员工人事档案的使用。

　　员工人事档案为公司管理的决策部门提供各种人事方面的基本数据，并为人事统计分析提供资料。公司人事决策人员可以通过对有效数据的分析，了解公司人员结构的变动情况，为制定公司人力资源发展规划提供依据。公司要认真做好员工档案材料的收集、鉴别、整理、保管和利用，充分发挥员工档案材料的作用，为公司人力资源的规范化管理奠定扎实的基础。

　　员工人事档案管理制度 篇8

　　一、目的

　　为了对人事档案进行妥善保管，能有效地保守机密。维护人事档案材料完整，防止材料损坏，规范人事档案的管理，特制定本制度。

　　二、范围

　　本制度适用于对公司人事档案的执行管理。

　　三、职责

　　3.1 人力资源部人事管理课负责人事档案的建立、归档、保存、定期检查核对、转递、保密、统计等工作。

　　3.2 人事档案管理：集团公司人事管理课（宁波地区）负责本地区所有分公司、直属部门的人事档案管理工作。外地分公司的员工人事档案管理由当地人事管理部门负责管理工作。

　　3.3 集团公司人力资源部为本制度的归口部门，负责指导监督各部门、分公司的人事档案管理工作、负责本制度的编制及落实执行工作。

　　3.4 集团公司企业委员会负责本制度的审议及授权主管人签核，总裁负责本制度的批准执行。

　　四、人事档案管理的内容

　　4.1 员工人事档案归档及管理：新员工入职时将《员工应聘申请表》及相关证件（毕业证书、身份证、各类技术认证证书）复印件提交人事管理课，人事管理课根据《员工应聘申请表》建立员工人事档案（内容包括：该员工的应聘、录用、劳动合同、考核、薪资、福利、奖惩、培训等相关资料）并及时归档。归档的流程为首先对新的员工人事档案材料进行鉴别，其次按新员工的所在部门以及职务、性别等进行分类并确定其归档的具体位置并且在目录上补登新员工人事档案材料的名称及有关内容，最后将新员工的人事档案材料归档。

　　4.1.1确立两级档案管理制度：一级员工人事档案为员工入司随转的人事档案材料。二级档案为员工入司以后的任职情况、培训情况、工资调整情况、学历及职称变化情况、历年考核情况及员工基本情况复印件备查材料等。

　　4.1.2员工人事档案自员工到岗之日建立，每人一份，按部门、职务归类。员工终止/解除劳动关系时，应将该员工人事档案的材料归入公司离职员工人事档案类。

　　4.1.3员工合法终止/解除劳动合同时，由各相关部门负责人在《员工离职通知单》上签字，确认无遗留问题；员工相关档案调入单位时，人力资源部核对档案材料，密封该员工人事档案，连同开具的《档案材料转移单》及其它有关材料，转至调入单位并归档。相关手续《员工入职试工转正辞退作业管理制度》。

　　4.2 检查核对：人力资源部人事管理课档案管理员要定期（每月25日）对员工的人事档案进行检查核对并在《员工人事档案统计表》上签字，确保员工的人事档案的完整、安全。但是下列情况下，也要进行检查核对：突发事件后，如被盗、遗失、或水灾火灾之后；对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材料是否丢失；发现某些损失之后，如发现材料变酶、发现虫蛀等；检查完毕后必须在《员工人事档案统计表》上确认签字。

　　4.3 转递（员工异动）：档案转递过程如下，人事管理课档案管理员取出要转走的员工人事档案并在档案帐册上注销该员工的人事档案并填写《转递人事档案通知单》，按发文要求包装、密封。在转递过程中应遵循保密原则并且要求收档单位在回执上签字盖章。

　　4.4 保密制度：由人事管理课档案管理员负责人事档案管理。不得将人事档案材料带到公共场合。公司人事管理课对接受员工原单位转递而来的认识档案材料内容，一概不得加以删除或销毁，并且必须严格保密，不得擅自向外扩散。

　　4.5 统计：人事管理课每月25日须对员工人事档案的数量、人事档案材料收集补充情况、档案整理情况、档案保管情况、利用情况进行统计并填写《员工人事档案统计表》。

　　4.5.1人事档案统计分类：履历及相关证件材料、鉴定及考核材料、评聘及奖惩材料、其他可供公司参考资料。

　　4.5.2 人事档案统计信息要及时更新，人力资源部根据人员流动情况每月25日必须将相关人事档案的统计情况更新并填写《员工人事档案统计表》，提报人力资源部总监审核。

　　五、员工人事档案管理，应严格执行国家和公司有关规定。

　　查阅员工人事档案应经人力资源部总监（或总裁）批准，并办理登记手续。档案管理人员和查阅者不得私自增删、涂改、泄露档案材料内容。

　　员工人事档案管理制度 篇9

　　一、为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。

　　二、归档范围

　　公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。

　　三、公司的档案管理由总经理办公室档案室档案管理员负责。

　　四、档案管理员的职责：保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。

　　五、资料的收集与整理

　　1、公司的归档资料实行"季度归档"及"年度归档"制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料归档期。

　　2、在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。各主管部门经理应积极配合与支持。

　　3、凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。

　　4、各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。

　　5、档案管理员根据公司的《文书立卷归档管理制度》实施档案归档整理。

　　六、资料的分类与归档

　　1、公司档案资料的分类依据《文书立卷归档管理制度》的有关规定执行。

　　2、公司档案资料的归档每年一次，属于平时立卷归档的不在此规定范围内。

　　七、档案的借阅

　　1、总经理、副总经理、总监、总经理办公室主任借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。

　　2、因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由部门经理办理《借阅档案申请表》送总经理办公室主任核批。

　　3、公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借；秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。秘密级档案的借阅必须由总经理或分管副总经理批准。总经理因公外出时可委托副总经理或总经理办公室主任审批，具体按委托书的内容执行。

　　4、档案借阅者必须做到：

　　①爱护档案，保持整洁，严禁涂改。

　　②注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。

　　八、档案的销毁

　　1、公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。

　　2、当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交总经理办公室主任审核经总经理批准后执行。

　　3、凡属于密级的档案资料必须由总经理批准方可销毁；一般的档案资料，由总经理办公室主任批准后方可销毁。

　　4、经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对，将批准的《公司档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。

　　5、在销毁公司档案资料时，必须由总经理或分管副总经理或总经理办公室主任指定专人监督销毁。

　　第6篇：公司员工档案管理制度

　　1、员工原始档案是指员工的正式人事资料。凡本企业录用的具有本市城镇户口的员工，其原始资料由本企业调入、保管。

　　2、凡本企业录用的具有城镇常住户口的员工，自签订劳动合同试用期满后，按本企业调档要求，将本人档案调至人资行政部。因特殊情况不能再指定期限内完成调档手续的，本人须向人资行政部提交详细的书面说明材料，未经批准不调档者或逾期未调档者企业有权与期解除劳动合同。

　　3、原始人事档案资料的验收、补充、鉴别、归档和保管由人资行政部负责办理。

　　4、查阅原始人事档案管理规定：

　　（1）查阅员工原始人事档案前必须填写《查阅员工人事档案申请单》，经主管领导审批后，由人资行政部统一办理，其它任何部门无权查阅员工原始档案。

　　（2）查阅员工原始人事档案所获资料，由人资行政部统一保存或使用后统一销毁。

　　（3）员工存档卡由人资行政部负责统一保管，员工离职办理完毕各种手续后，退回本人或由人资行政部负责办理原始档案调出手续。

　　（4）非本企业人员查阅原始档案，原则上不予办理，政府职能部门如查阅员工原始人事的档案，按原始人事档案查阅审批程序，人资行政部协调办理。

　　（5）员工在本企业工作期间，如有些情况需存入其原始人事档案中，需填写《员工原始人事档案补充资料申请表》，经主管领导审批后，由人资行政部办理。

　　5、员工业绩、培训档案：

　　员工业绩、培训档案是自员工上岗之日起建立的档案资料，包括员工的身份证、学历证书等相关证件的复印件，员工在工作期间的各种培训及对员工评价、考核等。

　　（1）人资行政部负责员工的培训、业绩档案的整理归档及日常管理。

　　（2）员工培训、业绩档案实行分级管理。部门主管级以上的员工档案单由人资行政部部长或其指定负责人进行日常管理。主管级以下（不含主管级）培训、业绩档由人事文员管理。

　　（3）部门部长可以调阅本部门员工的培训、业绩档案。

　　（4）员工培训、业绩档案按国家有关档案管理规定记入员工的人事档案。

　　（5）员工离职后，员工的培训、业绩档案由人资行政部留存作为备查。

　　员工人事档案管理制度 篇10

　　一、目的

　　为更有效的对员工人事档案进行妥善保管，有效保守机密；同时为了维护人事档案材料的完整，防止材料损坏，便于高效、有序的利用档案材料，特制定本制度。

　　二、归档范围

　　全体员工之个人档案(入职档案、培训档案、绩效管理档案、离职档案)、统计资料、劳动工资、会议记录、决定、委托书、协议、合同、通知等具有参考价值的文件资料。

　　三、档案管理员的职责

　　由行政部专人负责保管人事档案，收集、鉴别和整理档案材料，保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。

　　四、档案管理内容

　　(一)员工入职档案：

　　1)个人简历；

　　2)员工入职登记表

　　3)应聘人员登记表；

　　4)面试记录及待遇核定事项审批表；

　　5)笔试结果报告；

　　6)身份证复印件

　　7)学历学位、资格证书复印件材料

　　8)离职证明；

　　9)试用期员工跟踪表；

　　10)试用期考核表；

　　11)各类合同及协议；

　　12)员工异动履历表.

　　(二)员工培训档案：

　　1)培训通知；

　　2)培训签到表；

　　3)培训总结报告(或考评结果)；

　　4)派出培训审批表；

　　5)员工外派培训合同

　　6)外出培训反馈表(证书原件)；

　　7)员工培训统计表。

　　(三)绩效管理档案：将员工绩效考核相关的档案资料按月归整。

　　(四)员工离岗档案：员工离岗包括员工与公司解除(终止)劳动关系，死亡等情形。

　　五、人事档案管理相关规定

　　(一)基础管理

　　1、原则：分类标准、归档及时、排列有序、层次清楚、整理规范。

　　2、员工入职前，人力资源部应对人事档案的真实性、有效性进行核查，如有虚假，可不予录用或解聘处理。

　　3、人事档案按入司时间分类存档，按在职人员、离职人员进行整理，并及时登录于《在职员工人事档案目录》(附件一)、《离职员工人事档案目录》(附件二)，并在档案袋上填写各种人事资料的名称及对档案袋进行编号。人事档案原则上为永久保存。

　　4、当在职员工的基本档案资料有变动时(如学历变动，身份证号码变动、个人技术职称变动，婚姻状况变动等)，应及时将相关资料复印交人事部归案，原件当场查验。

　　5、调动和录用入公司的员工，应在办理手续前调阅档案，在其报到一个月内立档。对调入或新建立的档案都应造册登记。

　　6、对员工进行考察、考核、培训、奖惩等形成的材料要及时收集、整理立卷、保持档案的完整。立卷归档的材料必须认真鉴别，保证材料的真实、文字清楚、手续齐备。材料须经组织审查盖章或本人签字的，应在盖章、字后归档。

　　7、员工离职档案每月清查，另外存档，档案保存原则上三年后方可销毁(高管及核心技术人员保留至该员工离岗8年止)。

　　8、人力资源部档案管理人员根据气候的不同变化，经常注意档案的通风、温度、清洁、防火、防盗、防潮、防晒、防蛀。

　　9、档案应分类编号后存放，编签号应与员工编号统一，防止重名重姓员工材料入档交叉，制检索目录，以便查找。

　　10、要不断研究和改进档案的管理方法和技术，逐步实现档案管理的科学化。

　　(二)档案的查、借阅

　　1、公司档案分为保密级与非保密级两个级别，保密级档案禁止调阅，只能在档案室阅览，不准外借；非保密级档各部门因工作需要查、借阅，须填写《查、借阅人事档案审批表》，并经人事行政部经理批准后方可办理。

　　2、任何单位一般不得跨部门查、借阅人事档案，下级员工不得查、借阅上级员工人事档案，特殊情况下经人事行政部经理批准后方可办理。

　　3、公司级领导、人事行政部可直接通过档案管理员办理借阅手续。

　　4、所有经批准后借阅出的人事档案需于借阅的三天之内归还(特殊情况可延长期限)，对借阅后到期未还者、归还破损、私自复印档案者、遗失者依档案管理的相关规定处理。

　　5、外单位来公司查阅档案时，必须持盖有公章的单位介绍信，经分管领导批准后，方可查阅。

　　6、档案管理人员应做好查、借阅登记，并在《人事档案借阅登记本》签字登记(附件四)。

　　(三)查、借阅档案注意事项

　　1、严禁涂改、圈划、抽取、撤换和损坏档案材料；

　　2、不得擅自复制(拍摄)档案内容，如因工作需要从档案中取证必须事先经人事行政部经理同意。

　　3、查、借阅者不得擅自泄露档案内容，违反者视情节轻重，予以惩处。

　　4、原则上不允许员工自带档案流动，确有需要，由档案发出方做好封口，接收方接受档案时须注意检查档案封口是否完整。

　　六、档案的销毁

　　(一)公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。

　　(二)当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交人事行政部经理审核经总经理批准后执行。

　　(三)凡属于密级的档案资料必须由总经理批准方可销毁；一般的档案资料，由总经理办公室主任批准后方可销毁。

　　(四)经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对，将批准的《公司档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。

　　(五)在销毁公司档案资料时，必须由总经理或分管副总经理或总经理办公室主任指定专人监督销毁。

　　七、制定、修订、废除与颁布实施

　　本办法经核准后，由行政部公告实施；修订或废止亦同。

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